Wedding planner à Lyon : ce qu'il fait, quand l'appeler et comment le choisir

Ce que fait un wedding planner, concrètement

Son travail se découpe en trois temps, et chacun vous retire une part différente de la charge.

• Le cadrage. Un premier rendez-vous pour vous écouter : vos envies, le nombre d'invités, le lieu si vous l'avez, l'ambiance que vous imaginez. Il en sort un rétroplanning et une répartition de votre budget entre les grands postes.
• La préparation. Recherche et sélection des prestataires qui manquent, lieu de réception compris, relecture des devis, suivi de chacun, plan de table, déroulé de la journée. Vous gardez les décisions, il prépare chaque choix et en assure le suivi.
• Le jour J. Il accueille les prestataires, vérifie l'installation, tient l'horaire, règle les imprévus et fait le lien entre tous les intervenants, du matin jusqu'à la soirée.

Le détail de cette dernière journée est décrit dans notre article sur la coordination du jour J, et le calendrier des mois qui précèdent dans notre rétroplanning de mariage.

Accompagnement complet, partiel ou jour J

Tous les couples n'ont pas besoin de la même chose. Le métier s'organise en général autour de trois niveaux d'accompagnement :

• Complet : de la recherche du lieu au dernier départ des invités. C'est le choix des couples qui manquent de temps ou qui organisent à distance.
• Partiel : vous avez déjà le lieu et une partie des prestataires, le wedding planner complète l'équipe et prend le relais pour la suite.
• Coordination du jour J : vous avez tout organisé, il reprend vos contrats quelques semaines avant et dirige la journée.

Ce que chacun comprend, et comment le lire sur un devis, est détaillé dans devis de wedding planner : ce qu'il comprend. Si vous hésitez encore à vous faire accompagner, notre article wedding planner ou organiser seuls vous aide à trancher.

Pourquoi l'organisation est particulière autour de Lyon

• On se marie à la campagne. Monts d'Or, Beaujolais, Dombes, Nord-Isère, vallée du Rhône : les réceptions se tiennent à 30 ou 60 minutes de la ville. Pour un couple qui vit et travaille à Lyon, chaque rendez-vous sur place coûte une demi-journée.
• Les domaines ont leurs règles. Beaucoup imposent un traiteur ou travaillent avec une liste de prestataires référencés, avec des horaires de fin de soirée et des contraintes d'installation. Mieux vaut les connaître avant de signer la salle.
• Les agendas se remplissent tôt. Pour un samedi de mai à septembre, les bons prestataires partent 12 à 18 mois à l'avance. Un wedding planner qui connaît le secteur sait qui est encore libre et qui travaille bien ensemble.

Les lieux de réception autour de la ville sont présentés dans notre guide du traiteur de mariage à Lyon.

Cinq points à vérifier avant de signer

• Un contrat qui liste les missions : ce qui est compris, ce qui ne l'est pas, le nombre de rendez-vous, les échéances de paiement et les conditions d'annulation ou de report.
• La présence le jour J : qui sera sur place, en personne, à quelle heure il arrive et jusqu'à quelle heure il reste.
• La connaissance du secteur : des prestataires et des lieux qu'il connaît vraiment, autour de Lyon et non seulement dans la ville.
• Des références comparables : des mariages de votre taille et de votre style, avec de vraies photos.
• L'écoute : au premier rendez-vous, il doit poser plus de questions qu'il ne parle de lui. Vous passerez des mois à travailler ensemble.

Wedding planner et traiteur, une seule équipe

H EVENTS est installé à L'Isle-d'Abeau, à une demi-heure de Lyon par l'A43. Nous sommes wedding planner et wedding designer, et aussi traiteur : nous construisons le planning, coordonnons vos prestataires ou vous aidons à les choisir, et centralisons les échanges pour que vous n'ayez qu'un interlocuteur. Ambiance, couleurs, décoration et art de la table sont pensés avec vous.

Quand nous assurons aussi le repas, la cuisine et le planning sont tenus par la même équipe le jour J : le service suit le déroulé, et non l'inverse. C'est le principe de notre formule mariage clé en main.

Questions fréquentes

Quand contacter un wedding planner pour un mariage à Lyon ?

Dès que la date se dessine, idéalement 12 à 18 mois avant pour un samedi de mai à septembre. Il peut alors vous aider à choisir le lieu et réserver les prestataires avant que leurs agendas se remplissent.

Que fait un wedding planner le jour du mariage ?

Il accueille les prestataires, vérifie l'installation, tient l'horaire du déroulé, règle les imprévus et fait le lien entre tous les intervenants, du matin jusqu'à la soirée. Les mariés et leurs proches n'ont rien à gérer.

Peut-on prendre un wedding planner si l'on a déjà ses prestataires ?

Oui. Le wedding planner coordonne alors les prestataires que vous avez choisis, complète l'équipe si besoin et dirige le jour J. C'est ce qu'on appelle un accompagnement partiel.

Quelle différence entre un wedding planner et un wedding designer ?

Le wedding planner organise et coordonne : planning, prestataires, déroulé, jour J. Le wedding designer conçoit l'univers visuel : ambiance, couleurs, décoration, mise en scène et art de la table. Les deux métiers sont souvent réunis dans la même équipe.